Datenschutzerklärung der retaiyn OG
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Webseite ist:
retaiyn OG
Johannesgasse 23/5
1010 Wien
Österreich
Firmenbuchnummer: FN 685502 t
E-Mail: Berat@retaiyn.com
Webseite: https://www.retaiyn.com
2. Allgemeine Informationen
Der Schutz personenbezogener Daten ist retaiyn wichtig.
retaiyn verarbeitet personenbezogene Daten nach den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere nach der Datenschutz-Grundverordnung, dem österreichischen Datenschutzgesetz und dem Telekommunikationsgesetz 2021.
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Webseite, bei Kontaktaufnahme, bei Terminbuchungen und im Rahmen von Geschäftsbeziehungen.
3. Besuch der Webseite
Beim Besuch der Webseite können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere:
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seiten
Browsertyp und Browserversion
Betriebssystem
Referrer-URL
technische Fehlermeldungen
technische Geräte- und Verbindungsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur:
sicheren Bereitstellung der Webseite,
Gewährleistung der technischen Stabilität,
Erkennung und Abwehr von Angriffen,
Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Webseite wird mit Framer erstellt und bereitgestellt. Für die technische Auslieferung können durch Framer technische Zugriffsdaten verarbeitet werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzinformation von Framer:
https://www.framer.com/legal/privacy/
4. Cookies und ähnliche Technologien
retaiyn setzt auf dieser Webseite grundsätzlich keine eigenen Marketing- oder Analyse-Cookies ein.
Abhängig von der technischen Konfiguration der Webseite können durch den eingesetzten Webseitenanbieter technisch erforderliche Cookies, lokale Speichertechnologien oder ähnliche technische Zugriffsdaten verwendet werden.
Nicht notwendige Analyse- oder Marketingtechnologien werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine erforderliche Einwilligung vorliegt.
Der aktuelle Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien kann sich durch technische Änderungen der Webseite oder des Webseitenanbieters ändern.
5. Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie retaiyn per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten verarbeitet.
Dazu können gehören:
Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Unternehmen
Inhalt der Anfrage
Informationen zur gewünschten Leistung
sonstige freiwillig übermittelte Daten
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Vorbereitung eines Vertrags oder zur Durchführung einer bestehenden Geschäftsbeziehung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für die E-Mail-Kommunikation verwendet retaiyn Google Workspace beziehungsweise Gmail.
Datenschutzinformationen von Google:
https://policies.google.com/privacy
6. Terminbuchung über Calendly
Für die Buchung von Gesprächsterminen kann Calendly eingesetzt werden.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Name
E-Mail-Adresse
Termindatum und Uhrzeit
Zeitzone
freiwillige Angaben im Buchungsformular
technische Zugriffsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur Terminvereinbarung und Durchführung von Gesprächen.
Anbieter: Calendly, LLC
Datenschutzinformation:
Die konkrete Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Zweck der Terminbuchung und kann insbesondere in vorvertraglichen Maßnahmen, Vertragserfüllung, berechtigtem Interesse oder Einwilligung liegen.
7. Google Meet
Für Online-Meetings kann Google Meet verwendet werden.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
Name und E-Mail-Adresse
Meeting-Metadaten
Verbindungsdaten
Chatnachrichten
Audio- und Videodaten, sofern Kamera oder Mikrofon verwendet werden
Datenschutzinformationen von Google:
https://policies.google.com/privacy
8. Aufzeichnungen, Transkripte und Read.ai
Für bestimmte Meetings kann Read.ai zur Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung eingesetzt werden.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
Namen der Teilnehmer
Audio- und Videodaten
Gesprächsinhalte
Transkripte
Zusammenfassungen
Aufgaben und Gesprächsergebnisse
Die Nutzung von Read.ai wird gegenüber den betroffenen Gesprächsteilnehmern angekündigt.
Gesprächsteilnehmer können verlangen, dass ein Gespräch nicht aufgezeichnet wird. In diesem Fall wird Read.ai für den betreffenden Termin nicht eingesetzt.
Gesprächsteilnehmer oder Kunden können außerdem verlangen, dass bestehende Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen gelöscht werden.
Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen werden nur so lange gespeichert, wie sie für den vereinbarten Projekt- oder Dokumentationszweck erforderlich sind oder der Kunde dies anweist. Technische Löschfristen des eingesetzten Anbieters und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Datenschutzinformation von Read.ai:
https://www.read.ai/privacy-policy
9. Slack, Notion und Projektkommunikation
Für die Kommunikation und Dokumentation von Kundenprojekten können Slack und Notion verwendet werden.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
Namen
E-Mail-Adressen
Nachrichten
Dateien
Projektinformationen
Aufgaben
Gesprächsnotizen
sonstige im Rahmen des Projekts übermittelte Inhalte
Die Nutzung erfolgt zur Organisation, Durchführung und Dokumentation von Kundenprojekten.
Die jeweils aktuellen Datenschutzinformationen der Anbieter sind zu beachten:
Slack:
https://slack.com/privacy-policy
Notion:
https://www.notion.so/help/privacy-policy
10. Close CRM
retaiyn verwendet Close CRM für die eigene Lead-, Kontakt- und Geschäftsentwicklung.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Unternehmen
Gesprächsnotizen
Kontakthistorie
Angebots- und Vertriebsinformationen
Die Verarbeitung erfolgt zur Verwaltung von Geschäftskontakten, zur Vorbereitung und Durchführung von Verträgen sowie zur Organisation der Vertriebsaktivitäten.
Datenschutzinformation von Close:
[Link zur aktuellen Close-Datenschutzinformation eintragen]
11. Interne AI-Tools
Claude, ChatGPT und Aside können für interne Arbeitszwecke eingesetzt werden.
Personenbezogene Kundendaten werden grundsätzlich nicht in diese Systeme eingegeben.
Diese Systeme werden nicht als Tools zur Verarbeitung personenbezogener Endkundendaten im Rahmen der Kundenprojekte eingesetzt, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und datenschutzrechtlich geprüft wurde.
12. Kundensysteme
Im Rahmen von Kundenprojekten können Systeme eingesetzt werden, die vom Kunden selbst beauftragt wurden, insbesondere:
Chatarmin
Klaviyo
ArminCX
Shopify
Gorgias
weitere CRM-, Shop-, Messaging- oder Supportsysteme
Für diese Systeme gelten die jeweiligen Nutzungsbedingungen, Datenschutzinformationen und gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsverträge der jeweiligen Anbieter.
Soweit retaiyn im Rahmen der Einrichtung oder Betreuung auf Kundendaten zugreift, erfolgt dies nach Maßgabe des jeweiligen Kundenvertrags und einer gegebenenfalls geschlossenen AVV.
13. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:
Hosting- und Webseitenanbieter
E-Mail- und Kommunikationsanbieter
Terminbuchungsanbieter
Projektmanagement- und Dokumentationsanbieter
Videokonferenz- und Transkriptionsanbieter
CRM- und Vertriebsanbieter
Steuerberater und sonstige berufliche Berater
Behörden und Gerichte, soweit gesetzlich erforderlich
Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.
14. Drittlandübermittlungen
Einige Anbieter können Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder Zugriffe aus Drittländern ermöglichen.
Vor dem Einsatz eines solchen Anbieters prüft retaiyn, soweit erforderlich:
den Sitz des Anbieters,
den Speicherort,
die eingesetzten Subprozessoren,
bestehende Datenschutzvereinbarungen,
Standardvertragsklauseln,
Angemessenheitsbeschlüsse,
weitere geeignete Schutzmaßnahmen.
15. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Die konkrete Dauer richtet sich insbesondere nach:
dem Zweck der Verarbeitung,
der Dauer der Geschäftsbeziehung,
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten,
Kundenweisungen,
vertraglichen Verpflichtungen,
technischen Löschfristen der eingesetzten Anbieter.
16. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere das Recht auf:
Auskunft
Berichtigung
Löschung
Einschränkung der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit
Widerspruch
Widerruf einer erteilten Einwilligung
Anfragen können an Berat@retaiyn.com gerichtet werden.
17. Datensicherheit
retaiyn setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Veränderung und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Dazu gehören insbesondere:
verschlüsselte Arbeitsgeräte
Passwortmanager
individuelle Benutzerkonten
Zugriffsbeschränkungen
Berechtigungsprüfungen
Zwei-Faktor-Authentifizierung für Google Workspace
Entzug von Zugriffsrechten bei Ausscheiden
sichere Datenübertragung