ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN DER RETAIYN OG

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Leistungen der retaiyn OG. Dazu gehören insbesondere Customer-Experience-Beratung, strategische Beratung, Automatisierung, Einrichtung und Optimierung von Supportsystemen, Konfiguration von AI-Agenten, E-Mail- und WhatsApp-Automationen, CRM- und Helpdesk-Integrationen, Monitoring, Qualitätskontrolle, Projektbegleitung, Schulung und operative Setup-Leistungen.

retaiyn richtet seine Leistungen grundsätzlich an Unternehmer.

2. Vertragspartner

Vertragspartner ist:

retaiyn OG
Johannesgasse 23/5
1010 Wien, Österreich
Firmenbuchnummer: FN 685502 t
E-Mail: Berat@retaiyn.com

3. Vertragsschluss

Der Vertrag kommt durch die Annahme eines Angebots, die schriftliche Beauftragung oder eine sonstige dokumentierte Vereinbarung zustande. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, Leistungsauftrag, Projektplan oder Vertrag.

Bei Widersprüchen gilt folgende Reihenfolge: individueller Leistungsauftrag oder Angebot, Service Level Agreement, Auftragsverarbeitungsvertrag (soweit anwendbar), diese AGB.

4. Leistungen von retaiyn

retaiyn erbringt je nach Auftrag insbesondere: Analyse von Customer-Experience-Prozessen, Entwicklung von Strategien und Konzepten, Einrichtung von Support- und CRM-Systemen, Konfiguration von AI-Agenten, Entwicklung und Optimierung von Automationen, Einrichtung von E-Mail- und WhatsApp-Prozessen, Einrichtung von Integrationen, Analyse von Supportdaten, Qualitätskontrolle und Monitoring, Erstellung von Reports, Schulung und Beratung sowie Unterstützung bei Migrationen und Setups.

retaiyn schuldet nur die Leistungen, die im jeweiligen Angebot oder Leistungsauftrag ausdrücklich beschrieben sind.

5. Setup, Proof of Concept und Retainer

Leistungen können als einmaliges Setup, Proof of Concept, Projekt, monatlicher Retainer, Maintenance-Leistung oder Zusatzleistung vereinbart werden.

Ein Retainer umfasst nur die im jeweiligen Angebot festgelegten Leistungen, Mengen und Zeiträume. Die dauerhafte Bearbeitung sämtlicher Endkundenanfragen ist nicht automatisch Bestandteil eines Retainers. Eine operative Ticketbearbeitung ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, erforderliche Zugänge rechtzeitig bereitzustellen, notwendige Informationen und Daten vollständig zu liefern, Ansprechpartner mit ausreichender Entscheidungsbefugnis zu benennen, Inhalte, Prozesse und Automationen rechtzeitig zu prüfen, erforderliche Freigaben zu erteilen, Änderungen an Produkten, Preisen, Lieferbedingungen und internen Prozessen mitzuteilen, für die Rechtmäßigkeit seiner Datenverarbeitung zu sorgen, erforderliche Einwilligungen einzuholen, seine Drittanbieter-Accounts ordnungsgemäß zu verwalten, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und retaiyn über relevante Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle zu informieren.

Verzögerungen aufgrund fehlender oder verspäteter Mitwirkung verlängern vereinbarte Fristen angemessen.

7. Drittanbieter und externe Tools

Für die Leistungserbringung können Drittanbieter eingesetzt werden, insbesondere für WhatsApp, E-Mail-Marketing, Customer Support, CRM, Shopsysteme, Hosting, Videokonferenzen, Terminbuchung, Projektkommunikation sowie AI und Automatisierung. Hierzu können insbesondere Chatarmin, Klaviyo, ArminCX, Shopify, Gorgias, Google Workspace, Slack, Notion, Google Meet, Calendly und Read.ai gehören.

Der Kunde schließt Verträge mit den für sein Projekt eingesetzten Drittanbietern grundsätzlich eigenständig ab. Für diese Dienste gelten ergänzend die jeweiligen Nutzungsbedingungen, Datenschutzinformationen, Auftragsverarbeitungsverträge, Service Level sowie Preis- und Abrechnungsregelungen.

retaiyn unterstützt den Kunden bei Einrichtung und Nutzung im vereinbarten Umfang, übernimmt jedoch nicht die Pflichten des jeweiligen Drittanbieters. Drittanbieter können Funktionen, Preise, Schnittstellen, Verfügbarkeit und Nutzungsbedingungen ändern. retaiyn haftet nicht für Ausfälle oder Änderungen, die ausschließlich durch einen Drittanbieter verursacht werden, soweit retaiyn die zumutbaren Informations- und Unterstützungsmaßnahmen ergreift.

8. AI-Systeme und automatisierte Antworten

AI-Systeme können Texte generieren, Inhalte klassifizieren, Workflows auslösen und Antwortvorschläge erstellen. AI-Ausgaben können fehlerhaft, unvollständig oder missverständlich sein. retaiyn garantiert nicht, dass AI-generierte Inhalte jederzeit fehlerfrei oder für jeden Einzelfall geeignet sind.

Der Kunde bleibt verantwortlich für seine Produkte und Leistungen, seine rechtlichen Verpflichtungen, die Inhalte seiner Kundenkommunikation, die Freigabe von Agenten und Workflows, die Einrichtung geeigneter Eskalationsprozesse sowie die Prüfung rechtlich oder wirtschaftlich sensibler Antworten. retaiyn übernimmt keine individuelle Rechtsberatung.

Personenbezogene Kundendaten werden von retaiyn grundsätzlich nicht in Claude, ChatGPT oder Aside eingegeben.

9. Read.ai und Aufzeichnungen

Read.ai kann für bestimmte Online-Meetings zur Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung verwendet werden. Der Einsatz wird gegenüber den Gesprächsteilnehmern angekündigt. Wenn der Kunde oder ein betroffener Gesprächsteilnehmer keine Aufzeichnung wünscht, wird Read.ai für den betreffenden Termin nicht eingesetzt.

Auf Wunsch werden vorhandene Aufzeichnungen und Transkripte in den von retaiyn kontrollierten Systemen gelöscht. Die technischen Löschfristen des jeweiligen Anbieters bleiben unberührt.

10. Preise und Zahlungsbedingungen

Es gelten die im individuellen Angebot vereinbarten Preise. Zusätzlich können anfallen: Setup- und Migrationsgebühren, monatliche Retainer, Tool- und Lizenzkosten, AI-Credits, Messaging- und Kommunikationskosten, Zusatzleistungen sowie Reisekosten, sofern vereinbart.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern nicht anders angegeben. Rechnungen sind innerhalb der im Angebot angegebenen Frist zu bezahlen. Bei Zahlungsverzug ist retaiyn nach vorheriger Mahnung berechtigt, Leistungen vorübergehend einzuschränken oder auszusetzen.

11. Zusatzleistungen

Nicht ausdrücklich beauftragte Leistungen gelten als Zusatzleistungen. Dazu gehören insbesondere neue AI-Agenten, neue Integrationen, umfangreiche Migrationen, zusätzliche Automationen, Backoffice-Automationen, neue Supportkanäle, laufende Bearbeitung zusätzlicher Ticketmengen, zusätzliche Meetings oder Workshops sowie umfangreiche Änderungen an bestehenden Workflows.

Zusatzleistungen werden nach vorheriger Beauftragung nach Aufwand oder zu einem gesondert vereinbarten Festpreis abgerechnet.

12. Abnahme

Bei Projekten, Setups und Migrationen wird der Kunde über die Fertigstellung informiert. Der Kunde hat die Ergebnisse innerhalb einer angemessenen Frist zu prüfen und konkrete Mängel mitzuteilen.

Werden keine konkreten Mängel innerhalb der vereinbarten Prüfungsfrist mitgeteilt oder werden die Ergebnisse produktiv genutzt, gilt die Leistung als abgenommen, soweit gesetzlich zulässig.

13. Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

Der Kunde erhält an individuell für ihn erstellten Ergebnissen die im Angebot vereinbarten Nutzungsrechte. Die Nutzungsrechte gehen grundsätzlich erst nach vollständiger Bezahlung auf den Kunden über.

retaiyn behält sämtliche Rechte an eigenen Methoden, Templates, Frameworks, generischem Know-how, Standardprozessen, wiederverwendbaren Komponenten, allgemeinen Automatisierungslogiken und nicht kundenspezifischen Konzepten.

Der Kunde darf die Leistungen nicht ohne Zustimmung von retaiyn an Dritte verkaufen, weiterlizenzieren oder als eigene Agenturleistung weiterverwerten, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.

14. Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten. Vertrauliche Informationen dürfen nur für die Durchführung des Vertrags verwendet und nur solchen Mitarbeitern oder Dienstleistern zugänglich gemacht werden, die sie für die Vertragserfüllung benötigen. Die Verpflichtung gilt auch nach Vertragsende fort.

15. Datenschutz

Soweit retaiyn personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien zusätzlich eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzerklärung von retaiyn betrifft die Verarbeitung auf der retaiyn-Webseite und ersetzt keine AVV.

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit seiner eigenen Verarbeitung, seine Rechtsgrundlagen, Einwilligungen und Datenschutzhinweise verantwortlich.

16. Read.ai, Kundendaten und interne AI-Tools

Personenbezogene Kundendaten dürfen von retaiyn nur in den für das jeweilige Projekt freigegebenen Systemen verarbeitet werden. Claude, ChatGPT und Aside werden grundsätzlich nicht zur Verarbeitung personenbezogener Kundendaten verwendet.

Read.ai wird nur eingesetzt, wenn die Aufzeichnung und Transkription für das jeweilige Meeting angekündigt wurde und keine entgegenstehende Weisung vorliegt.

17. Laufzeit und Kündigung

Die Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder Leistungsauftrag. Sofern im individuellen Angebot oder Leistungsauftrag keine abweichende Kündigungsfrist vereinbart wurde, beträgt die ordentliche Kündigungsfrist drei Monate zum Ende der jeweils laufenden Vertragsperiode.

Ein Proof of Concept endet mit Ablauf der vereinbarten Laufzeit, sofern keine Anschlussvereinbarung getroffen wird. Ein Retainer verlängert sich nur dann automatisch, wenn dies im individuellen Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

18. Sperrung und Beendigung

retaiyn kann eigene Leistungen oder Zugänge vorübergehend sperren, wenn der Kunde trotz Mahnung nicht bezahlt, ein erheblicher Vertragsverstoß vorliegt, ein Sicherheitsrisiko besteht, die weitere Leistungserbringung rechtswidrig wäre, ein notwendiger Drittanbieter-Account gesperrt wurde oder die weitere Zusammenarbeit unzumutbar ist.

Soweit möglich, wird der Kunde vorher informiert.

19. Haftung

retaiyn haftet unbeschränkt nur für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von retaiyn beruhen. Jede weitergehende Haftung, insbesondere für leichte Fahrlässigkeit, ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Dies gilt insbesondere für Schäden, die entstehen durch:

• fehlerhafte, unvollständige oder missverständliche Ausgaben von AI-Systemen und AI-Agenten,

• Kundendaten, die bereits vor Beginn der Zusammenarbeit mit retaiyn oder unabhängig von retaiyn fehlerhaft erfasst, importiert oder gespeichert wurden,

• automatisierte Antworten, Klassifizierungen oder Workflow-Auslösungen, die auf Basis solcher Daten erfolgen,

• Ausfälle, Änderungen oder Fehlverhalten von Drittanbietern.

retaiyn übernimmt keine Garantie für die inhaltliche Richtigkeit von AI-generierten Inhalten und Antworten. Die Prüfung, Freigabe und laufende Kontrolle von AI-Agenten und automatisierten Prozessen obliegt dem Kunden.

Keine Haftungsbeschränkung gilt für Personenschäden, Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, zwingende gesetzliche Haftung (insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz) sowie gesetzlich nicht abdingbare Ansprüche.

20. Verantwortung des Kunden

Der Kunde ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit seiner Geschäftsprozesse, die Rechtmäßigkeit seiner Marketingmaßnahmen, die Einhaltung von WhatsApp-, E-Mail- und Plattformregeln, die erforderlichen Einwilligungen, die Prüfung und Freigabe von AI-Agenten, die Richtigkeit seiner Produkt-, Preis-, Versand- und Rückgabeinformationen sowie die Nutzung der von ihm beauftragten Drittanbieter.

retaiyn übernimmt keine individuelle Rechtsberatung und keine Garantie dafür, dass die Geschäftsprozesse des Kunden rechtlich zulässig sind.

21. Höhere Gewalt

Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs einer Partei befreien die betroffene Partei für die Dauer der Beeinträchtigung von den betroffenen Pflichten. Dazu gehören insbesondere Ausfälle von Cloud- oder Plattformanbietern, Ausfälle von Telekommunikation, behördliche Maßnahmen, Naturereignisse, Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, Arbeitskampfmaßnahmen sowie sonstige unvorhersehbare Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs der Partei.

22. Änderungen dieser AGB

Änderungen dieser AGB werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Änderungen bestehender Verträge werden nur wirksam, wenn sie nach den gesetzlichen Voraussetzungen vereinbart oder zulässig einbezogen werden.

23. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Für Streitigkeiten mit Unternehmern wird, soweit zulässig, das sachlich zuständige Gericht in Wien vereinbart.